5 Tips om No-Shows te Voorkomen in je Praktijk

No-show beleid zonder schuldgevoel begint bij duidelijke communicatie.

Je hebt het vast wel eens meegemaakt: je hebt ruimte gemaakt in je agenda, je praktijk klaargezet en je verheugt je op een mooie sessie. En dan… blijft het stil.

De komt de klant niet opdagen! Geen bericht, geen afmelding.  Gelukkig komt het zelden voor en berust het bijna altijd op een misverstand. Maar toch…

Een gemiste afspraak kost je niet alleen tijd, maar ook energie en inkomsten. Gelukkig kun je dit voor een groot deel voorkomen.

In deze blog deel ik 5 eenvoudige maar effectieve tips om no-shows te verminderen.

1. Bevestig de afspraak bij het inplannen

Wees vanaf het eerste moment duidelijk. Herhaal altijd de datum, tijd en locatie van de afspraak. 

Stuur een bevestigingsmail waarin je dit nog even kort herhaalt. 

Hierin kun je ook aangeven tot wanneer geannuleerd kan worden en wat je annuleringsvoorwaarden zijn.

Bijvoorbeeld: “Je afspraak staat gepland op maandag 10 juni om 13:30 uur. 

Ben je verhinderd? Laat het dan zo snel mogelijk weten. 

Je kunt tot 24 uur kosteloos annuleren. 

Zo voorkom je misverstanden — en weet je klant precies waar hij of zij aan toe is.

2. Werk met een aanbetaling of no-show fee

Als mensen een kleine aanbetaling doen, is de kans groter dat ze verschijnen. 

Of communiceer duidelijk dat je bij niet verschijnen kosten in rekening brengt.

Zorg dat dit zichtbaar is op je website, bevestigingsmail én intakeformulier.

3. Stuur een herinnering 24–48 uur van tevoren

Mensen vergeten een afspraak soms gewoon. Zeker in een druk leven.
Een vriendelijke herinnering per e-mail, sms of WhatsApp helpt enorm. Door 24 tot 48 uur van tevoren een seintje te geven, geef je je klant de kans om te bevestigen of – indien nodig – tijdig te annuleren.

Tip!  Gebruik een agendasysteem dat automatisch herinneringen verstuurt. Zo bespaar je tijd én voorkom je verrassingen.

4. Bouw een sterke klantrelatie op

Wanneer klanten zich verbonden voelen met jou, nemen ze jouw tijd ook serieuzer. Een warme, persoonlijke band zorgt ervoor dat ze je niet zomaar vergeten of laten zitten.

5. Geef klanten de mogelijkheid om makkelijk te annuleren of verzetten

Maak het simpel. Geen lange e-mails of ingewikkelde telefoontjes. Een knop in je bevestigingsmail of een app-link kan het verschil maken.

Tot slot

No-shows helemaal voorkomen lukt waarschijnlijk niet, maar met deze 5 tips kun je de kans hierop flink verminderen. 

Het draait allemaal om helder communiceren, goede systemen gebruiken en een fijne, professionele klantrelatie opbouwen.